Seguimiento y control

La plataforma de seguimiento y control se desarrolló con el objetivo fundamental de mantener un flujo de información actualizada entre los proyectos que se encuentran en ejecución y  Fondef.

El acceso en línea al sistema, permite al Director(a) de Proyecto, sus colaboradores, los Representantes Institucionales ante FONDEF, mantener un vínculo permanente con  este fondo durante la vigencia del proyecto. Esperamos responder eficientemente sus consultas, así como recibir sus comentarios  sobre el sistema. Le sugerimos, asimismo, revisar el documento Acerca del Sistema de Seguimiento y Control de Proyectos

A su izquierda encontrará un menú con la siguiente información adicional:

 

Documentos y guías

 

Preguntas frecuentes

 

Acceso interno (al sistema de seguimiento y control) 

 

FONDEF ha dispuesto de claves de acceso para el Representante Institucional y el ( la) Director(a) de Proyecto. Al ingresar al sitio privado del proyecto, el(la) Director(a) podrá dar acceso a otras personas (usuarios) de su  equipo de trabajo. Para ello,  debe seleccionar la opción USUARIOS. En la pantalla inicial cada usuario encontrará un listado de proyectos y la clasificación de la situación en que se encuentran.

Para más detalles ver la sección Síntesis de la situación general del proyecto 

Al (a la) Director(a) del Proyecto se le desplegará sólo información del proyecto a su cargo. En cambio , el Representante Institucional dispondrá de una síntesis de la situación de todos los proyectos Institucionales.

En forma análoga los Ejecutivos de proyectos FONDEF dispondrán de la información de todos los proyectos a su cargo.

Sistema de Seguimiento y Control 

I.- Síntesis de la situación general del proyecto

Corresponde a la página desplegada inicialmente una vez que se está dentro del sistema de seguimiento y control,. En ésta se resume información relevante del estado de avance del proyecto. En su conjunto esta información es la que determina la clasificación de situación del proyecto como: Normal, Alerta y Crítico.

II.- Proyecto contratado

Ahora además de las versiones impresas, se encuentra disponible una versión electrónica del proyecto reformulado en línea, en la que se encuentra toda la información base del proyecto, en particular:

  • Resumen del proyecto
  • Antecedentes generales del proyecto: Código FONDEF, Instituciones Participantes, Nombre de los directores, etc.
  • Resultados esperados: descripción de los resultados, fecha esperada de obtención, resultados relacionados.
  • Planillas presupuestarias: por fuente de financiamiento y por ítem.
  • Personal del proyecto: personas y descripción de roles de personas que participaran en el proyectos, datos curriculares, y funciones que desempeñan.
  • Equipamiento: Equipos y valores cotizados de los equipos que el proyecto espera comprar.

III.- Actualización de avance

FONDEF realiza el seguimiento de múltiples variables del proyecto en curso (instituciones participantes, personal participante, funciones del personal, presupuesto, rendición de gastos, equipamiento, plan de actividades, obtención de hitos de avance y resultados esperados entre otras).

Sin embargo, el mayor esfuerzo se concentra en los resultados y su potencial de impacto económico-social y científico-tecnológico. Esta parte del sitio permite realizar múltiples funciones:

  • Modificar (actualizar) la información relativa al estado de avance del proyecto.
  • Cuando la modificación realizada por el usuario requiera del conocimiento o aprobación de otros usuarios del sistema, en forma automática se generará una copia o solicitud a los demás usuarios pertinentes. La información relativa al estado de dicha solicitud se encontrará en el área “Solicitudes”.
  • FONDEF revisa la información y modifica su estado desde la condición inicial “enviada” hasta “aceptada” o “rechazada” . Se han considerado estados intermedios: tales como: en evaluación por el ejecutivo, en consulta, etc. De esta forma, el usuario podrá siempre saber “dónde y cómo” está su información.

Resultados:  La información relativa al estado de avance de obtención de los resultados, será la que utilizará FONDEF primordialmente  para la toma de decisiones relacionadas con el funcionamiento del proyecto. El(la) Director(a) de proyecto, por tanto, deberá por medio de este formulario informar del estado de los mismos en relación a su fecha esperada de obtención. Deberá para ello y toda vez que corresponda según la programación, informar a FONDEF respecto de: descripción detallada de los resultados, el estado en que se encuentra y la descripción de resultados asociados o relacionados.

Gestión financiera: El(la) Director(a) de proyecto informará los gastos realizados y podrá proponer cambios presupuestarios. Como se estableció en el punto anterior, la aprobación o rechazo de esta información se encuentra supeditada a la evaluación del estado de los resultados.

Director, Personal y Equipos: Modificación (actualización y cambios) de personal participante en el proyecto y de equipos que el proyecto vaya a comprar. Si hubiese un cambio en la Dirección del proyecto,  ésta información será remitida al Representante Institucional para su aprobación y envío a FONDEF.

IV.- Estado de solicitudes

Los usuarios podrán conocer la situación en que se encuentran las solicitudes generadas a partir de la actualización de información (módulo anterior). Se han considerado dos situaciones para las modificaciones solicitadas: aquellas que no afectan en términos globales el marco contractual y a aquellas que sí lo afectan. La diferencia sustancial entre dichas solicitudes es que las segundas (cambio del contrato) requieren la aprobación previa de la autoridad institucional. El formulario contempla las siguientes solicitudes.

Dentro del marco del contrato: Reitemizaciones, Personal, Equipos. El contrato que rige entre las Instituciones y Conicyt para el financiamiento y desarrollo de los proyectos FONDEF incorpora (como parte del proyecto definitivo) los antecedentes de los montos por ítem financiados, el personal que participará en el desarrollo y los equipos que serán adquiridos. No obstante, tienen características de referencia y están supeditados a su pertinencia en relación a la obtención de los resultados comprometidos y a la obtención de los impactos esperados del proyecto. Por ende el(la) Director(a) de proyecto puede solicitar a FONDEF modificaciones. El Ejecutivo de proyectos consultará al comité de área respectivo, quien evalúa y aprueba.

Cambio del marco contractual: Resultados, Plazo, Aportes, Directores. Estos antecedentes representan compromisos Institucionales establecidos en el contrato con Conicyt y su modificación requerirá de la conformidad de ambos para su modificación. Por lo tanto el(la) Director(a) de Proyecto ingresará al sitio la información relativa a las modificaciones, pero será el Representante Institucional el único autorizado para su envío a FONDEF. Del mismo modo en FONDEF el Ejecutivo evaluará la solicitud y será el Comité de S+C quién tomará las decisiones.

V.- Programación de acciones

Las actividades: Visitas a terreno, Exposiciones ante comités de área, informes C+T, informes de vigencia E+S, paneles de expertos, serán programadas en el sitio mediante  la agenda electrónica. Una vez realizadas dichas actividades, los documentos relacionados tales como informes o actas, serán transmitidos como documentos electrónicos adjuntos a correos electrónicos al (a la) Director(a) del Proyecto

Todas las actividades tendrán una programación  que corresponde a los plazos mínimos o máximos establecidos por Fondef y que se detallan en cada caso. Dentro de los límites establecidos el Director de proyectos podrá acordar con su ejecutivo una fecha para la realización de cada actividad.

Para cada proyecto el Ejecutivo deberá determinar con la colaboración del Director de Proyectos la programación más pertinente de las actividades de S+C considerando las características específicas de la programación del proyecto respecto a la obtención de resultados relevantes. Deberá considerar por ejemplo: estacionalidad, presencia de contrapartes extranjeras, otras. Es recomendable que las visitas a terreno y exposiciones ante comité sean programadas después de los informes C+T y de vigencia E+S.

El Ejecutivo de proyecto o el Director de proyecto podrán reprogramar las actividades de S+C en caso de: eventos catastróficos o inesperados de cualquier tipo, (p.e: climáticos, retiro de socios, cambios relevantes en el ámbito C+T o E+S, robos, muertes, etc.).  En otros casos,  la solicitud de reprogramación estará sujeta a la aprobación del Subdirector de SyC de Proyectos.

Las actividades consideradas son las que se detallan a continuación, en donde se especifica límites de plazos y frecuencias para su ejecución.

Visitas a terreno

El ejecutivo de proyectos,  el miembro de comité de área y/o experto externo a cargo del seguimiento del proyecto, visitarán las dependencia donde funciona el proyecto (institución y/o empresa) y de acuerdo a las pautas establecidas por Fondef como mínimo una vez  al año durante la ejecución del proyecto.

Exposiciones ante comités de área

El Director de proyectos realizará una exposición ante el Comité de área respectivo de acuerdo a las pautas establecidas por FONDEF (ver Manual l y Formato en power pointen sección Documentos) como mínimo una vez al año durante la ejecución del Proyecto.

Informes C+T

El Director de Proyectos deberá presentar un informe C+T de acuerdo a las pautas establecidas por el FONDEF una vez al año de ejecución y/o con 2 meses de anticipación de cada presentación ante el Comité de Área. Esto se deberá coordinarse con el Ejecutivo de Proyecto.

Informes de vigencia E+S

El Director de proyectos deberá presentar alguno de los siguientes informes, dependiendo de las características y estado de avance de la transferencia tecnológica que considera el proyecto. En general se considera que la programación de estos informes es específica a cada proyecto por lo que sólo se mencionarán plazos de referencia para las actividades.

  • Informe de Avance Económico y Social, obligatorio a la mitad de Ejecución del proyecto y/o de acuerdo a lo solicitado por el Ejecutivo de Proyectos.
  • Avance de la Transferencia Tecnológica. De acuerdo a lo solicitado por el Ejecutivo de Proyectos.
  • Propuesta de proyecto Transferencia Tecnológica. De acuerdo a lo solicitado por el Ejecutivo de Proyectos.
  • Definición de estrategia de TT. De acuerdo a lo solicitado por el Ejecutivo de Proyectos.

Paneles de expertos

Los paneles de expertos son actividades organizadas por FONDEF como parte del sistema de S+C. Están fundamentalmente enfocadas a promover y colaborar con la transferencia tecnológica de los resultados de los proyectos  La Dirección Ejecutiva de FONDEF evaluará y decidirá la realización de los paneles, en base a propuestas entregadas por cualquiera de los usuarios (Directores de proyectos, Ejecutivos de proyectos, autoridades , etc.)

Fondef ha considerado conveniente la realización de paneles cuando:

  • La temática abordada por el(los) proyecto(s) sea innovadora a nivel mundial
  • En Chile no existan fuera del proyecto capacidades en el área abordada por el proyecto.
  • La temática sea de particular interés público o empresarial.

VI.- Reportes

En las páginas iniciales del sitio y de sus componentes, cada usuario dispondrá de información actualizada, histórica y en procesamiento tanto en la Institución como en FONDEF.