Seguimiento y Control de Proyectos
I.- Objetivos Generales de S+C
1. Objetivos Específicos de S+C
2. Objetivos Específicos de Control
II.- Qué es el Seguimiento y Control de Proyectos Fondef
III.- El Flujo de Información en el S+C
1. Reunión(es) de inicio de proyecto
2. Declaración de Información de avance
3. Informes Científico-Tecnológico y Económico-Social
4. Visitas a terreno
5. Exposiciones ante Comités de Área
6. Paneles de expertos
7. Presentaciones Oficiales
IV.- Otras Fuentes de Información Utilizadas por el S+C
V.- Hacia la toma de Decisiones
1. Proyectos en estado normal
2. Proyectos en estado de alerta
3. Proyectos en estado de suspensión
4. Término anticipado
VI.- Reprogramación
VII. Financiamiento Ajustado a Requerimientos y Oportuno
1. Parámetros de control
2. Oportunidad de control
3. Proyecto Bajo control
4. Replanificación
I.- Objetivos generales del Seguimiento y Control
· Contribuir a que los proyectos sean exitosos*, maximizando sus impactos científico-tecnológicos y económico-sociales.
Objetivos específicos de Seguimiento:
· Obtener información relevante de los proyectos en sus distintas etapas o fases.
· Producir información elaborada valiosa, basada en el análisis crítico
y sistemático de la información recopilada, su evaluación rigurosa y un
diagnóstico preventivo y pro activo que incorpore las capacidades de
FONDEF en el área de gestión tecnológica.
· Identificar nuevas acciones que colaboren al éxito* del proyecto.
· Entregar la información necesaria para los cambios contractuales necesarios para asegurar el éxito de los proyectos.
· Entregar información a los diversos usuarios en forma oportuna y veraz.
Objetivos específicos de Control
· Controlar el logro de los resultados comprometidos en el proyecto,
usando eficientemente los recursos asignados, en los plazos
establecidos.
· Controlar que la ejecución del proyecto permita el logro de los
objetivos planteados en los ámbitos: Científico-Tecnológico,
Económico-social e Institucional.
* En relación a los objetivos del FONDEF “apoyar el
aumento de la competitividad de los sectores económico-sociales del
país, así como mejorar la calidad de vida de su población, a través del
desarrollo y fortalecimiento del sistema nacional de innovación
científica y tecnológica.” El éxito de los proyectos FONDEF, se
materializa en la efectiva aplicación de sus resultados a la producción
y a los mercados.
II.- QUE ES EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS FONDEF
El entorno relevante a los proyectos FONDEF es fundamentalmente
dinámico. El ámbito científico- tecnológico como también el económico
social cambian permanentemente. El concepto de proyecto exitoso por
tanto no puede asimilarse a una imagen estática que se asegura sólo
mediante una evaluación inicial. El proyecto aprobado por FONDEF tiene
por supuesto las características necesarias para convertirse en un
proyecto exitoso, pero bajo las condiciones y supuestos en que fue
evaluado.
Durante su desarrollo el proyecto recibirá la influencia de una
realidad que puede ser muy distinta al escenario en que se evaluó. Su
éxito en ese momento dependerá de la capacidad del proyecto de
modificar sus planes y responder adecuadamente a las oportunidades y
amenazas que enfrente.
Desde el punto de vista cuantitativo el éxito del
proyecto se expresa en el impacto que se espera de él y refleja la
rentabilidad de la inversión. El éxito por tanto también dependerá de
la forma como se relacione el monto de inversión con el impacto en un
determinado momento, relación que también varía durante el desarrollo
del proyecto no tan sólo por el entorno, sino porque parte de la
inversión ya se ha realizado, lo que la hace irrelevante para
decisiones futuras.
En este contexto, el S+C puede entenderse como el
mecanismo o proceso que permite que las Instituciones y particularmente
la dirección del proyecto FONDEF dispongan de la flexibilidad necesaria
para responder a los cambios del medio, dando garantías del uso
eficiente de los recursos del estado.
Entendido así, este mecanismo actúa y responde en
forma particular a cada proyecto, a su realidad específica y a los
cambios de su entorno. Esto evidentemente conlleva a un mecanismo con
algún grado de complejidad en lo referente a su operación pero
pertinente, ágil y rápido en su respuesta.
Para que ello ocurra este mecanismo privilegia el
flujo de información y concentra la toma de decisiones en un número muy
reducido de instancias. Es así como gran parte de ellas podrán ser
tomadas por el(la) Director(a) de Proyecto y por el(la) Ejecutivo(a) de
proyecto y el Comité de Área en la fase FONDEF. Sólo aquellas
decisiones que necesariamente impliquen cambios en la relación
contractual serán de ocupación de las autoridades o sus representantes.
La experiencia muestra que gran parte de la decisiones relativas a la
operación para el buen desarrollo del proyecto se darán dentro del
marco de la relación de la Dirección del proyecto, su ejecutivo(a) y el
comité de área de FONDEF que sea pertinente al proyecto.
III.- EL FLUJO DE INFORMACIÓN EN EL S+C
· Medición, Observación: Adquisición y registro de
información a partir de documentos y/o documentos electrónicos
entregados por los propios proyectos. Se privilegia la automatización y
el funcionamiento en línea.
Para ello se utilizan las siguientes herramientas:
1.- Reunión(es) de inicio de proyecto. Acuerdo de proyecto a contratar
Descripción: Reunión entre la Dirección del proyecto y el Director del
Programa de I+D de FONDEF, pudiendo participar otro personal del
proyecto que se estime relevante, como también el ejecutivo u otro
personal de FONDEF.
La reunión se realizará en fecha posterior a que le hayan sido
comunicadas a la dirección del proyecto las condiciones de
adjudicación. Como resultado de esta reunión, se deberá generar el
documento “Proyecto Reformulado”, firmado por la autoridad
Institucional y que hará parte del contrato entre CONICYT y la
Institución.
2.- Declaración de Información de avance
Descripción : Corresponde a información actualizada
por el(la) Director(a) de Proyecto(a) al menos cuatrimestralmente en un
documento electrónico vía INTERNET. Dicha planilla contiene
fundamentalmente: descripción de resultados obtenidos, resultados no
obtenidos, reprogramaciones, etc. y una declaración de los gastos
realizados.
Objetivo específico: Recopilar información relevante
en forma sintética que permita a FONDEF tomar decisiones para
determinar la pertinencia y el monto de giro requerido para el adecuado
desarrollo del proyecto y verificar que el proyecto se encuentra dentro
de los límites de control.
3.- Informes Científico-Tecnológico y Económico-Social
Descripción: Para el seguimiento y evaluación,
FONDEF utiliza un conjunto de herramientas las que se realizan en forma
conjunta y programadas de acuerdo a las características del proyecto en
seguimiento. Cada una de ellas cumple objetivos específicos tanto para
el ámbito C+T como el E+S.
En ambos caso se contemplan informes específicos con períodos y plazos
de presentación máximos estipulados por FONDEF, pero programados por
medio de acuerdos con la dirección y acorde con las características
particulares del proyecto.
4.- Visitas a terreno
Descripción: Visitas realizadas por el(la) ejecutivo(a) de proyecto y
eventualmente un miembro (o el pleno) del comité técnico de área FONDEF
y/o experto externo a cargo del seguimiento del proyecto y autoridades
de FONDEF si la situación lo requiere tales como Directores o la
Dirección Ejecutiva. Deben participar todas las personas relevantes
para el éxito del proyecto y por tanto es indispensable al menos la
presencia del(de la) Director(a) del proyecto, todo el equipo de
trabajo y los representantes de las empresas u otras contrapartes.
El(la) Director(a) de Proyecto debe informar sobre el avance del
proyecto, particularmente en lo que se refiere a la obtención de
resultados. Hacer un análisis crítico, evaluación de resultados,
situación y proyecciones. Deberá además mostrar las instalaciones en
que se desarrolla el proyecto.
Estas visitas serán programadas y ejecutadas una vez al año al menos,
no obstante esto puede modificarse de acuerdo a necesidades específicas
del proyecto.
Objetivos específicos: Producir una evaluación y
valorización del proyecto, su metodología y su gente. Verificar la
calidad de la información obtenida por los otros instrumentos. Provocar
un diálogo profundo y pro activo entre los actores participantes en pro
del éxito del proyecto.
Alcance : Dada la importancia de esta herramienta, el(la) ejecutivo(a)
de proyecto debe tener especial preocupación para que en su realización
estén dadas todas las condiciones relevantes, como por ejemplo los
participantes dispongan de toda la información que requieran para
actuar, participen todas las personas importantes para el desarrollo
exitoso del proyecto, entre otras.
El comité de seguimiento y control de FONDEF podrá revisar o modificar
los contenidos y procedimientos de estas actividades en casos
especiales. Para mayor detalle ver Situación del Proyecto.
Indicaciones para la ejecución:
La fecha y programa deberán ser acordados con 1 mes
de antelación entre el(la) ejecutivo(a) de proyecto de FONDEF y el(la)
Director(a), coordinando las otras acciones de seguimiento (revisión de
informes, exposiciones ante comité).
El(la) Director(a) es responsable de cursar las invitaciones a todos
los actores relevantes, la confirmación de asistencia, el desarrollo de
la visita, elaborar y enviar a FONDEF un documento de trabajo con una
semana de anticipación a la visita y elaborar y enviar a FONDEF un acta
de los acuerdos obtenidos durante la visita.
El(la) ejecutivo(a) de FONDEF por su parte será responsable de la
asistencia de las personas necesarias en representación de FONDEF.
La fecha y programa básico de las visita serán mantenidos en el sitio en el módulo ” Actividades de S+C”
Contenidos mínimos de la visita:
– Visita a las instalaciones
– Exposición del(de la) director(a) del proyecto de los principales
resultados obtenidos a la fecha, dificultades y oportunidades.
– Foro, conversación, otro, tendiente a agregar valor al proyecto.
El(la) ejecutivo(a) de proyecto FONDEF deberá confeccionar un acta de
conclusiones, acuerdos, acciones pendientes y plazos, que en lo posible
será acordada al final de la visita la que se realizará mediante el
llenado de formulario de evaluación o pauta de chequeo. Este documento
será firmado por las partes en los 2 días siguientes a la visita.
El(la) ejecutivo(a) de proyecto deberá ingresar al sitio de S+C la
información relevante de la visita, en particular si se han generado
nuevas solicitudes de información o se programan nuevas acciones. Las
que se consideran como otras acciones de S+C.
5.- Exposiciones ante Comités de Área
Descripción: presentaciones del avance del proyecto que realiza el(la)
director(a) de proyecto y parte de su equipo, ante el comité de área en
pleno, el(la) ejecutivo(a) de proyecto y ejecutivos de CONICYT.
Objetivo específico: Validar el avance del proyecto especialmente
respecto de los resultados obtenidos, metodología utilizada y vigencia
C+T y E+S. Ratificar la factibilidad de obtener los resultados
planificados en los plazos y con los recursos disponibles o promover
los cambios para que ello ocurra. Promover la transferencia
tecnológica.
Alcance: El comité de seguimiento y control podrá revisar o modificar
los contenidos y procedimientos de estas actividades en caso
especiales. Para mayor detalle ver Situación del Proyecto
Indicaciones para la ejecución:
La fecha y programa deberán ser acordados con, al menos, 1 mes de
antelación entre el(la) ejecutivo(a) de FONDEF y el(la) directora de
proyecto, coordinando las otras acciones de seguimiento (revisión de
informe, visita a terreno) e ingresado al módulo de “Actividades de
S+C” en el sitio.
El(la) director(a) es responsable de cursar las invitaciones a todos
los actores relevantes, la confirmación de asistencia y participación
en la reunión, especialmente de representantes de las empresas y otras
contrapartes del proyecto.
El(la) ejecutivo(a) de FONDEF por su parte será responsable de la
asistencia de las personas necesarias en representación de FONDEF.
6.- Paneles de expertos
Descripción: El panel de expertos estará constituido por los miembros
del comité de área y expertos del área académica y empresarial,
vinculados con el tema, del (de los) proyecto(s) para el (los) cual(es)
se ha preparado el panel.
Objetivos específicos: Reflexionar, desde una perspectiva
autoevaluativa, sobre los procesos avanzados hasta la fecha por el
(los) proyecto(s) en desarrollo presentados. Realizar un diálogo,
especialmente con fines de retroalimentación, entre los equipos de los
proyectos, los miembros del comité de área de FONDEF y expertos del
área académica y empresarial vinculados con el tema. Establecer un
espacio conjunto de diálogo y consulta para acompañar el desarrollo
técnico de los proyectos, discutiendo las líneas de acción y eventuales
modificaciones.
Alcance: Esta herramienta será usada en forma
selectiva en el seguimiento y será el comité de seguimiento y control
de FONDEF quien decidirá en qué proyectos se utiliza. No obstante lo
anterior, tanto el(la) director(a) de proyecto podrá solicitar la
realización de un panel para su proyecto.
Indicaciones para la ejecución:
Los objetivos y contenidos de cada uno de los proyectos en análisis
serán entregados a los participantes por el (los) director(es) de
proyecto(s), en una síntesis escrita, de modo que las exposiciones
orales se centren en analizar, desde el punto de vista de la
transferencia:
– Fortalezas y debilidades
– Riesgos de obsolescencia, surgidos en el desarrollo del proyecto
– Efectos inesperados
– Cumplimiento del cronograma
– Posibilidades de nuevas asociaciones
– Posibilidades de aceleramiento de los procesos
– Nuevas alternativas de soluciones tecnológicas
– Redes y ampliaciones de las redes de vinculación nacional e internacional.
La retroalimentación se orientará a puntos clave tales como mejorar
áreas deficitarias, fortalecer los logros alcanzados y eventualmente
ampliar los horizontes del proyecto.
A los comités de área y ejecutivos de proyecto les corresponderá:
– Identificar, seleccionar y proponer a expertos a invitar al panel.
– Identificar a los proyectos a ser considerados en el panel y a los
investigadores de estos proyectos que participarán en el panel.
– Programar el panel.
– Reunir y proveer en forma sistemática y oportuna la información relevante para el desarrollo del panel.
Un equipo de dos relatores(as), seleccionado y acordado previo a la
ejecución, estará a cargo de redactar las conclusiones y someterlas a
la aprobación al final el evento. Los acuerdos tomados se incorporarán
como nuevos compromisos del proyecto y dependiendo de las
características serán incorporados al seguimiento como corresponda.
7.- Presentaciones Oficiales
Descripción: Encuentros en que participan personeros relevantes al
ámbito en que se desarrolla el proyecto, autoridades de las
instituciones participantes y medios de comunicación. Debe realizarse
como lanzamiento oficial del proyecto obligatoriamente y también como
evento de cierre, al término de éste.
Objetivos específicos: Promover y difundir los proyectos y sus resultados en el sector empresarial y público en general.
Indicaciones para la ejecución: Cada institución
puede desarrollar la actividad de acuerdo con sus directrices y
capacidades comunicacionales.
Alcance: Para todos los proyectos de I+D de FONDEF.
IV OTRAS FUENTES DE INFORMACIÓN UTILIZADAS POR EL S+C
Proyecto contratado vigente (proyecto reformulado).
Descripción: Corresponde al documento de proyecto incluido en el
contrato y todas las modificaciones posteriores autorizadas y vigentes.
Es fundamental la calidad de la descripción de los compromisos en este
documento, ya que ello facilita y mejora la comparación y por ende la
exigencia de los compromisos.
Objetivo específico: Identificar en detalle los compromisos
institucionales respecto del desarrollo del proyecto. Este documento
entrega los parámetros de control sobre los cuales el sistema
contrastará el estado del proyecto en un momento determinado con
relación a la factibilidad de obtener lo comprometido en los plazos y
con los recursos disponibles. Constituye además las exigencias mínimas
para la finalización del proyecto.
Fuentes públicas de información.
Todo documento o conocimiento disponible que entregue información
relevante al proyecto en seguimiento será utilizado como fuente de la
evaluación realizada por FONDEF. Entre las más frecuentemente
utilizadas se encuentran: Bases de datos de patentes nacionales e
internacionales, revistas científicas y técnicas, opiniones de
expertos, entre otras.
V. -HACIA LA TOMA DE DECISIONES
· Análisis, Evaluación, Diagnóstico: Interpretación de información para
determinar qué hacer y cómo hacerlo. Aporte de capacidades de FONDEF.
· Acción: Aplicación de las medidas o toma de decisiones para provocar cambios.
Retroalimentación positiva
Toda la información relativa al seguimiento y control del proyecto
estará siempre disponible para el proyecto. Esta información tendrá por
objetivo fundamental:
Agregar valor a los resultados.
Mejorar la gestión del proyecto.
Promover ahorros en el proyecto.
Reducir plazos de obtención de resultados.
Perfeccionar el plan de transferencia tecnológica.
Mejorar los impactos esperados del proyecto.
Mejorar la participación del sector productivo.
Superar conflictos de programación y volver el proyecto a estar dentro de los parámetros de control o
Identificar los nuevos parámetros y solicitar su formalización por parte de la institución.
La evaluación que realiza FONDEF, permite clasificar la situación de
los proyectos en al menos tres estados: NORMAL, EN ALERTA Y SUSPENDIDO.
Dentro de esta clasificación general se distinguen tipos de situaciones
que las causan y diversos cursos de acción que tanto la institución
como FONDEF pueden tomar.
Se considera un estado excepcional de TERMINO ANTICIPADO, que se refiere a una paralización definitiva del proyecto.
Proyectos en estado normal: Es el estado
natural con el cual comienza el proyecto. Este estado podría ser
permanente durante la ejecución, de no presentarse problemas.
Corresponde también al caso en que las reprogramaciones habituales
consideradas por FONDEF como parte del desarrollo del proyecto
mantienen vigente la posibilidad de obtención de los resultados y su
impacto potencial, como también el aprovechamiento de las oportunidades
que se descubran o generen producto de cambios en los entornos C+T y
E+S del proyecto.
Tanto el proyecto como FONDEF mantienen sus acciones de vigilancia tecnológica habituales.
Proyectos en estado de alerta: La alerta
puede deberse a situaciones de tipo administrativa, técnica o
contractual. Las alertas administrativas se producen cuando no se
actualiza en el sistema de seguimiento y control en Internet la
información de logro de resultados o hitos, estando estos cumplidos.
También se refiere a la falta de actualización de acciones, estando
estas cumplidas, al retraso en el envío de informes de avance o de
actas de reuniones de directorio vía el sistema de seguimiento y
control en Internet. Las alertas técnicas se producen cuando la
información de logro de resultados o hitos programados no se ha puesto
al día en el sistema de seguimiento y control en Internet, debido a que
no se han cumplido, lo mismo aplica a acciones. También puede ocurrir
cuando el(la) ejecutivo(a) de proyecto o el comité de área detecta
problemas técnicos o estos son informados por el(la) director(a) de
proyecto. Adicionalmente, pasan a estado de alerta los proyectos
respecto de los cuales se dispone de antecedentes (aún no comprobados
por una evaluación específica) que amenacen la vigencia de la I+D o en
los cuales no se están aprovechando oportunidades ya detectadas.
Finalmente están las alertas contractuales, las que se producen por el
retraso en el envío de convenios firmados entre la institución y
empresas u otras contrapartes en las fechas establecidas por FONDEF,
detección del no cumplimiento de alguna de las cláusulas del convenio
firmado entre la institución y CONICYT o demora en el cumplimiento de
la entrega de aportes comprometidos al proyecto por parte de las
empresas y otras contrapartes.
Análisis, evaluación y diagnóstico que realiza la Institución:
· Evaluación específica de los antecedentes existentes.
· Toma de decisiones de acciones de cambio del proyecto para mantener vigente las posibilidades de éxito.
·
Presentación de la evaluación realizada y una propuesta escrita de
reformulación del proyecto que entregue una solución a la problemática
existente, si la evaluación ratifica la existencia de alguna amenaza.
· Aceptación o rechazo de los cursos de acción que determine FONDEF.
Esta decisión puede llevar al proceso de finiquito del contrato o a un
nuevo proceso de evaluación sobre la base de nuevas propuestas
presentadas por la Institución.
Análisis, evaluación y diagnóstico que realiza FONDEF
· Fija plazos para la presentación institucional.
· El comité de área evalúa la propuesta Institucional.
· La Dirección Ejecutiva, de acuerdo a lo propuesto por el comité de
área informa al(a la) director(a) de proyecto, con copia al (a la)
representante institucional sus conclusiones y posición respecto de la
propuesta institucional.
· La no-presentación de los antecedentes por parte de la institución
implicará automáticamente el cambio de situación de proyecto a CRITICO.
Medidas que debiera tomar la Institución:
· Restringir los gastos del proyecto sólo a los compromisos
establecidos previamente (ej.: personal contratado, pago de ordenes de
compra, etc.) hasta tener un acuerdo con FONDEF respecto de la
situación del proyecto.
Medidas que toma FONDEF
· Suspensión de remesas de acuerdo al plan vigente hasta acuerdo de
reformulación de proyecto o de ratificación del plan vigente. Ello
implica que el proyecto vuelve a estado NORMAL.
· FONDEF girará fondos durante el proceso de análisis, evaluación y
diagnóstico, sobre la base de propuestas específicas y acotadas a
gastos que la institución declare haber comprometido previamente a la
clasificación EN ALERTA.
Proyectos en suspensión.
Se considerará que un proyecto se encuentra en estado suspendido cuando
la evaluación realizada por FONDEF indica que en las condiciones que se
desarrolla no hay seguridad para la obtención de un proyecto exitoso o
que el proyecto no está aprovechando adecuadamente oportunidades que
generan las nuevas condiciones. Dicha evaluación puede haber surgido en
la evaluación de proyectos EN ALERTA o desde cualquier acción de S+C
tales como: informes C+T, informes E+S, visitas a terreno, exposiciones
ante Comités de área y paneles.
Con base en los antecedentes recopilados por el(la) ejecutivo(a) de
proyecto y el comité de área, el comité de seguimiento y control
decidirá si el proyecto se encuentra en tal estado, para ello el
Subdirector de Seguimiento y Control realizará una presentación en la
reunión semanal de los proyectos que se encuentren en alguna de las
siguientes situaciones:
· Oportunidades por cambios positivos de los supuestos de evaluación de impacto.
· Que no están siendo aprovechadas en el marco del plan vigente.
· Pérdida de vigencia E+S de los (algunos) resultados del proyecto
debido a la variación desfavorable de algún supuesto de evaluación de
impacto.
· Pérdida de vigencia C+T de los resultados del proyecto por
disponibilidad del conocimiento por otras fuentes o imposibilidad
técnica de obtención de resultados.
· Otras que el Comité de seguimiento y control defina.
Con base en dicha presentación el comité de seguimiento y control podrá
modificar la clasificación de estado de situación del proyecto. El
Subdirector de Seguimiento y Control, informará al proyecto el tipo de
análisis, plazos y la información específica que se solicitará requiere
por parte de FONDEF.
Toda vez que el comité determine que un proyecto se encuentre en estado suspendido, se procederá como sigue:
Análisis, evaluación y diagnóstico que realiza la Institución:
· La institución por medio del(de la) director(a) de
proyecto presentará al FONDEF una propuesta de acciones correctivas.
Sobre la base de los análisis y antecedentes requeridos por el Comité
de S+C.
· Aceptación o rechazo de los cursos de acción que determine FONDEF.
Esta decisión puede llevar al proceso de finiquito del contrato
(término anticipado del proyecto) o a un nuevo proceso de evaluación
sobre la base de nuevas propuestas presentadas por la institución.
Medidas que debiera tomar la institución:
· El proyecto que permanezca en este estado no podrá solicitar giros ni
realizar gastos hasta que el proyecto cambie de estado o hasta tener un
acuerdo con FONDEF respecto de la situación del proyecto.
· Evaluar la necesidad de incorporar asesores expertos en el área en evaluación.
Análisis, evaluación y diagnóstico que realiza FONDEF
· El(la) ejecutivo(a) de proyecto analizará la propuesta del proyecto, con consulta al comité de área.
· Una vez evaluada la propuesta, lo que supone consultas a la dirección
del proyecto. El(la) ejecutivo(a) de proyecto deberá presentar su
propuesta al comité de seguimiento y control, la que deberá ser
informada al(a la) director(a) de proyecto.
· El Comité de S+C deberá analizar y resolver la conveniencia de
continuar con el financiamiento de las acciones contratadas y/o
analizar las bondades de las alternativas propuestas por la institución
relativa a acciones futuras en el marco del desarrollo del proyecto
· La Dirección Ejecutiva informará la resolución al representante institucional y a la dirección del proyecto.
Medidas que toma FONDEF
· Suspensión de remesas de acuerdo al plan vigente hasta lograr un
acuerdo de reformulación del proyecto o de ratificación del plan
vigente. Ello implica que el proyecto vuelve a estado NORMAL.
· FONDEF podrá girar fondos durante el proceso de análisis, evaluación
y diagnóstico, sobre la base de propuestas específicas y acotadas a
gastos que la Institución declare haber comprometido previamente a que
el proyecto fuera clasificado como SUSPENDIDO.
· Poner a disposición del proyecto todas las capacidades del FONDEF
para lograr buscar las alternativas más convenientes para el éxito del
proyecto, particularmente en lo que se refiere a transferencia
tecnológica.
· FONDEF podrá suspender temporalmente el desarrollo del proyecto. Esta
suspensión implica que FONDEF no reconocerá gastos realizados durante
dicho período. Supone además que la reformulación que el proyecto
requerirá será profunda.
Proyectos con término anticipado.
Los proyectos que pasan a este estado son terminados por el comité
directivo de FONDEF. El proyecto que pase a este estado deberá realizar
todas las actividades relacionadas con el término del proyecto, para
poder cerrar contractualmente el vínculo con FONDEF.
VI.- REPROGRAMACIÓN
Los procesos anteriores entregan un nuevo acuerdo
entre la institución y FONDEF el que se formalizará en un nuevo plan de
trabajo del proyecto, en particular se identificarán los nuevos
compromisos con relación a los resultados a obtener, recursos y plazos
necesarios para su obtención. Se produce así un nuevo marco contractual
para el desarrollo del proyecto.
· Marco contractual
Una vez que el proyecto ha sido seleccionado para su financiamiento
iniciará la etapa de contratación. En ella se elabora un contrato que
refleja el acuerdo logrado entre las partes (instituciones
beneficiarias y el Estado de Chile representado por Conicyt) para el
desarrollo del proyecto y que se basa en las condiciones establecidas
en la adjudicación.
Este contrato genera un marco contractual por el cual deberá
necesariamente ceñirse el desarrollo del proyecto. Para más detalles
ver sección CONTRATACION.
· Flexibilidad
Dicho convenio inicial, permite no obstante incorporar las
modificaciones necesarias para que el proyecto sea exitoso la sola
condición es que se respete el marco contractual global, esto es las
bases del concurso, la mantención de los objetivos generales del
proyecto y las prácticas de funcionamiento de fondos del Estado.
El escenario descrito permite con una adecuada gestión de proyectos por
parte de las instituciones, que las acciones correctivas necesarias
para garantizar el éxito del proyecto, acordadas entre las partes,
puedan ser incorporadas al contrato, permitiendo así continuar su
desarrollo.
Durante el desarrollo del proyecto, por tanto, todo proyecto debe
disponer de un contrato vigente, esto es el convenio inicial más las
modificaciones posteriores acordadas.
· Control
FONDEF ha centrado sus controles a un número reducido de parámetros:
los límites presupuestarios de financiamiento tanto de los aportes
FONDEF como los de contrapartes, los plazos de ejecución, la Dirección
del proyecto, los resultados comprometidos y la pertinencia de los
gastos con relación a los resultados obtenidos.
VII. FINANCIAMIENTO AJUSTADO A REQUERIMIENTOS Y OPORTUNO
El adecuado desarrollo del proyecto requiere un flujo de recursos de
acuerdo a presupuesto, esto es en los montos estipulados en la fecha
correspondiente. FONDEF remesará en términos generales fondos en
períodos cuatrimestrales, no obstante el S+C determinará para cada
proyecto la conveniencia de utilizar otros periodos.
Fondef proveerá de financiamiento fundamentalmente sobre la base de la
obtención de los resultados y la pertinencia de los gastos declarados
para su obtención. Manteniendo el control del presupuesto total de
gastos limitado por el marco contractual.
Una vez contratada la ejecución del proyecto, y estando en poder de
Conicyt los pagarés correspondientes. FONDEF girará al proyecto para
cada institución beneficiaria (si hubiera más de una) el monto
correspondiente al presupuesto del proyecto para el primer cuatrimestre
declarado en el documento de proyecto contratado. Transcurrido ese
período el(la) director(a) de proyecto deberá realizar la primera
actualización de información en el sitio, la revisión de dicha
información y toda vez que el proyecto permanezca en estado NORMAL de
funcionamiento permitirá las remesas necesarias para el nuevo período
establecido y por defecto para el cuatrimestre siguiente.
Conceptos utilizados
· Parámetros de Control
Valores máximos o mínimos que pueden tomar algunas de las variables
relevantes para la ejecución del proyecto. Para los proyectos FONDEF se
ha seleccionado un número limitado de parámetros que se consideran
relevantes. Parámetros considerados: costo total máximo del proyecto,
costo máximo Fondef, tiempo máximo de duración, resultados
comprometidos, a los que se incorpora atributos y valores (o rangos de
valores) y parámetros económicos. Otros parámetros que se controlan
son: % ó montos máximos de costos de los ítems incentivos, gastos
generales y overhead, mínimos en el ítem propiedad intelectual y montos
exactos en el ítem gastos comunes.
· Oportunidad de control
Período que determina cuando la información externa e interna del
proyecto será obtenida para propósitos de control. Puede ser variable y
diferente para distintas variables del proyecto. Períodos breves: mayor
costo de control.
Períodos largos: Riesgo que el proyecto no esté bajo control. La
programación de recepción de información para el control estará
fundamentalmente delimitado por la ocurrencia de eventos (hitos o
resultados), la que en ningún caso excederá a un año.
· Proyecto Bajo Control
Proyecto en seguimiento y control cuyas variables relevantes toman
valores dentro de los parámetros de control. Si el proyecto no está
bajo control, entonces se debe reprogramar.
· Reprogramación
Proceso de
análisis y toma de decisiones para el control: generación, evaluación y
selección de cursos de acción que hacen que el proyecto vuelva a estar
bajo control. Esto implicará cambios de los parámetros originales de
control. Con el acuerdo de las partes participantes en el contrato se
podrá por lo tanto incorporar nuevos parámetros de control para
desarrollo futuro del proyecto.
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